El Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions (SGDAP) de l’Ajuntament de Girona va tractar prop de 900.000 documents i va registrar més d’1,5 milions de consultes en línia i presencials el 2020. Aquestes són algunes de les dades que s’extreuen de la Memòria del servei que aquest matí han presentat l’alcaldessa de Girona, Marta Madrenas; el cap del Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions de l’Ajuntament, Joan Boadas; el cap de la Secció de Gestió Documental i Arxiu, Lluís-Esteve Casellas; el cap de la Secció de Documentació Fotogràfica i Audiovisual, David Iglésias, i la tècnica de l'Arxiu Municipal de Girona, Anna Gironella. 

“Han augmentat de manera destacada les consultes en línia, això mostra un canvi de tendència. Fa molts d’anys que es treballa en la digitalització, el que ha permès assolir aquestes xifres i aconseguir ser tres anys consecutius líders en la transformació digital segons l'Administració Oberta de Catalunya. Alhora, en aquests darrers anys estem rebent molts fons, el que significa una intensa confiança de la ciutadania cap al Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions. Ens hem de felicitar del servei pioner, referent i d’una qualitat excepcional que tenim”, ha afirmat l’alcaldessa de Girona, Marta Madrenas. 

Organitzar i descriure els documents per tal de fer-los accessibles a la ciutadania és una de les tasques més rellevants del servei. El 2020, malgrat el període de confinament, i gràcies a l’existència de grans conjunts digitalitzats, l’activitat es va mantenir a un alt nivell i es va intervenir sobre gairebé 900.000 documents. 

És aquesta activitat de tractament documental, juntament amb la realitzada durant els anys precedents, la que va permetre mantenir 3.500 consultes ateses presencialment (el 2019 en van ser  4.754) i assolir prop d’1.500.000 consultes en línia (el que representa un creixement del 66% respecte a les 903.592 consultes en línia del 2019).  

Pel que fa a la preservació, l’any passat es van restaurar 7 llibres corresponents als anys 1358-1383, i es van digitalitzar gairebé 98.000 documents. En la mateixa línia, es van rebre 18 fons documentals fruit de donacions particulars com el de l’associació Casal de la Dona de Girona.

Una altra de les funcions del servei, que amb la pandèmia ha agafat més rellevància, és la protecció de les dades personals. En aquest àmbit, l’SGDAP va prestar 742 serveis entre revisió de documents, assessoraments i supervisió de permisos d’accés a la informació. També va elaborar un protocol de confidencialitat per regular l’actuació del personal municipal voluntari en determinades accions de suport a la població vulnerable.

Alhora, el servei ha treballat en la difusió de la documentació a través d’exposicions, publicacions i, sobretot, recursos en línia i xarxes socials. Des de l’SGDAP també s’ha continuat amb la tasca de cooperar amb altres àrees internes de l’Ajuntament i amb organismes d’abast nacional i internacional. Totes aquestes accions reflectides a la memòria 2020 formen part del Pla Estratègic de l’SGDAP 2020-2023.

Valoració dels últims 10 anys

Durant la roda de premsa també s’ha fet valoració dels últims 10 anys del Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions. Durant aquest període s’han ingressat 214 fons de 174 donants diferents. A més, s’han digitalitzat 34.969 documents, 236.375 imatges, 10.441 vídeos i 1.440 àudios. També s’han ingestat 15.822 fitxers de vídeo, 182.957 fitxers d’àudio i 2.227.810 imatges digitals, i s’han recodificat 23.353 fitxers de vídeo i 1.582 fitxers d’àudio.

En relació amb les consultes, s’han mantingut les de tipus presencial i han augmentat les que es realitzen a través de la pàgina web. En concret, s’ha passat de les poc més de 400.000 consultes en línia del 2011, a les gairebé 1,5 milions del 2020. En aquests 10 anys també s’han restaurat 146 documents, s’han editat 119 publicacions i s’ha col·laborat en l’edició de 68 més. 

Quant a la gestió documental, en aquest període l’Ajuntament ha gestionat més de 330.000 expedients, passant de prop de 19.000 el 2011 a gairebé 50.000 el 2020. Cal remarcar l’any clau, el 2017, com l’inici de la producció documental completament digital sobre el sistema que prèviament existia per la gestió en paper. Aquest canvi ha estat la peça clau en l’obtenció de la primera posició en transformació digital als reconeixements de l'Administració Oberta de Catalunya els anys 2018, 2019 i 2020, i la segona el 2016 i 2017. Paral·lelament, s’han eliminat de forma regulada gairebé 2 km de metres lineals de documentació.

L’Arxiu Municipal de Girona constitueix un univers configurat per milions de documents de diversa naturalesa, que abracen gairebé mil anys. El ventall és ampli: dels pergamins a la gestió de les dades que avui es generen; del patrimoni ja consolidat al control d’aquell que avui l’administració està creant en digital. De la custòdia de documentació d’entitats i persones privades, a la permanent recerca i ingrés de nous fons documentals que ajudin a entendre el nostre present a les generacions futures.

Per a més informació es pot consultar la memòria del 2020 i les dades de valoració dels últims 10 anys del Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions.