El tractament personal del redactor

• És recomanable que utilitzem la primera persona del singular —jo el·líptic— per al redactor, ja que així el text esdevé més directe i s’aconsegueix separar clarament òrgans i persones. A més, així s’evita un ús inadequat dels possessius respecte dels òrgans públics. 
  
  Recomanable: Us comunico que els certificats que vau demanar al Negociat d’Urbanisme estan pendents de la signatura del secretari. 
  
  No recomable: Us comuniquem que els certificats que vau demanar al nostre Negociat estan pendents de la signatura del secretari. 
• Així i tot, es pot utilitzar la primera persona del plural —nosaltres— quan siguin més d’una les persones responsables d’un document administratiu. 

El tractament personal del destinatari

• Per al destinatari d'un text administratiu cal utilitzar el tractament de vós, enfront del tractament de vostè.
  
  Els principals motius que fan aconsellable l'ús d'aquest tractament són que així s'aconsegueix la formalitat adequada en els textos, s'eviten problemes per discriminació per raó de sexe quan es desconeix el destinatari i desapareixen ambigüitats quan hi intervé una tercera persona.
  
  Tot i que l'ús del tractament de vós ja és força fixat, encara es veuen textos en què es barregen tractaments. Per evitar-ho, a continuació es detallen els elements que es modifiquen en un escrit segons el tractament que s'hi utilitzi.

------
ALTÈS, N. PEJÓ, X. (2007) Elaboració de documents administratius. Barcelona: Diputació de Barcelona.