El llenguatge administratiu és l’eina bàsica de comunicació en l’àmbit de l’Administració. Cal que els textos que es redactin siguin prou clars perquè qualsevol persona els pugui entendre. S’han de buscar fórmules que facilitin al màxim la comunicació amb els ciutadans. 

Dos trets fonamentals del llenguatge administratiu són:  

Formalitat 

Pel caràcter oficial i representatiu dels textos administratius, s’han de redactar en un to neutre i impersonal. Cal que prevalgui l’objectivitat per sobre la subjectivitat i que es mantingui sempre el respecte a les persones.  

Funcionalitat

Els textos han de ser eficaços en el procés comunicatiu, per la qual cosa cal redactar-los buscant la màxima precisió, concisió i claredat, a fi que els missatges siguin ben entesos pels destinataris. 

• Precisió: S’han d’evitar sempre les ambigüitats i s’ha d’utilitzar de manera adequada la terminologia i fraseologia pròpies de l’àmbit professional. 
• Concisió: Es tracta de presentar la informació de la manera més breu possible, sense que això vagi en detriment del contingut. Comporta destacar la informació important. 
• Claredat: Cal utilitzar paraules, expressions i construccions gramaticals accessibles i comprensibles.